Las compañías se encuentran en la actualidad inmersas en un proceso de creciente información y transparencia tanto interna como externa. Este momento, que supone una gran oportunidad para los profesionales de la comunicación, está acompañado por una creciente digitalización. Por esto, florecen las iniciativas de aunar ambos aspectos – información y tecnología- en el ámbito empresarial.
En este sentido, destaca hoy más que nunca el papel que tienen las Intranets internas para compartir con los empleados la información relevante las organizaciones. Estas herramientas empezaron a surgir y desarrollarse de acuerdo con el modelo de empresa a la que prestaba servicio, cada una a su manera y de la forma que se creía más acertada. En cambio, hay varias funcionalidades que siempre debemos tener presentes a la hora de desarrollar nuestras Intranets internas.
El primer aspecto es poner en el centro al empleado; es decir, la información tiene que ser útil para el trabajador. Atrás quedarán las Intranets que servían para anunciar los servicios o negocios de una compañía si se trata de prestar un servicio a nuestros propios empleados, pues ellos son los primeros conocedores del trabajo de la empresa, ya que son los encargados de este.
Contenidos clave
Así, aunque la información corporativa sigue teniendo un papel clave, debemos enfocarla de manera que resulte interesante y novedosa para el empleado, frente a tendencias más comerciales que enfatizan el producto o servicio de nuestra empresa.
Por tanto, debemos repensar los contenidos desde un nuevo prisma para ofrecer aquellos que interesen a los trabajadores como pueden ser cambios o anuncios sobre su puesto de trabajo, nuevas incorporaciones, nuevos acuerdos con otras empresas, información sobre el horario laboral, nóminas, reservas de salas para reuniones o convenios colectivos.
Estas mismas funcionalidades servirán también para fidelizar a nuestros empleados con la herramienta y fomentar su grado de penetración. Así, si integramos procesos que nuestros empleados tienen que realizar de manera frecuente, incurriremos en una migración natural del trabajo a nuestro nuevo soporte.
Cabe señalar la creciente popularidad que están ganando aquellos formatos de Intranets que incluyen la posibilidad de desarrollar un foro o chat abierto entre los usuarios. Aunque a priori esta opción pueda generar cierto grado de escepticismo entre algunos directivos por asemejarse a aplicaciones de tipo más social, la realidad es que ofrece muchas opciones a nivel organización del trabajo que deben ser tenidas en cuenta por una compañía.
En conjunto, es indiscutible que las Intranets suponen una gran oportunidad para nuestra compañía, pero debemos tener siempre en mente su objetivo y los servicios que queremos que preste. De esta manera, evitaremos que la herramienta se desvíe de nuestros propósitos y sirva correctamente sus funciones.
Laura Alonso, consultora de Estudio de Comunicación.
