El factor humano: Herramientas específicas de Comunicación interna

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Capital Humano, mayo de 2013.- Cuando se habla de herramientas de Comunicación interna en el entorno empresarial, no es posible hablar de trajes fijos o a medida o de una forma de Comunicación unitaria. Las herramientas empleadas dependerán de la estructura, el tamaño y cultura de empresa y el perfil profesional de sus empleados.

Cada tipo de Comunicación requiere de unas herramientas diferentes con el fin de acercarse mejor al público al que se dirige y moderar el carácter informativo y afectivo de los mensajes. Ninguna herramienta puede ser exclusiva o prioritaria. Toda empresa debe contar con canales de Comunicación descendentes y ascendentes que permitan motivar a la plantilla y desarrollar el sentido de pertenencia, pero también fomentar la participación, propiciando el flujo de la información bidireccional.

Pero lo que sí es cierto es que de todas las tácticas y herramientas empleadas en la Comunicación interna, aquellas basadas en la relación interpersonal son sin duda las más directas y efectivas porque transmiten una mayor implicación y permiten la retroalimentación inmediata. En este sentido, frente a la Comunicación descendente unidireccional, como las cartas de la dirección, los boletines internos o la intranet, la Comunicación en cascada es idónea para transmitir mensajes especializados; por su calidez, por la proximidad que aporta y el contacto directo que establece entre los interlocutores; y por la gran capacidad que brinda para fomentar el liderazgo natural de los directivos. No obstante, en sus propias virtudes se encuentran también sus propios defectos.

A menudo, la efectividad de la Comunicación en cascada está excesivamente ligada a la habilidad del mando que transmite los mensajes, que, a menudo carece de habilidades comunicativas o no se implica suficientemente en el proceso. De esta manera, la Comunicación en cascada, al ser una transmisión consecutiva, genera a menudo interferencias y “ruidos” no deseados en la configuración y circulación de los mensajes. Todo mensaje vale por lo que dice y por quién lo dice, pero también por cómo se dice, es decir, por su nivel metacomunicativo.

De ahí, que sea preciso implementar elementos correctores que eviten la discrecionalidad de los contactos y el corte en la transmisión que se produce en los últimos escalones de la cascada informativa, con la consiguiente pérdida o devaluación en los contenidos.

Para suplir estas posibles deficiencias es necesario que todo programa de comunicación en cascada cuente con unos soportes o elementos de apoyo básicos: unas pautas para la celebración de las reuniones en los niveles sucesivos, un guion con los principales mensajes, documentos de preguntas y respuestas, dípticos, etc.

En general, los materiales de Comunicación de apoyo deben, por un parte, reforzar los mensajes institucionales, fijar contenidos y corregir posibles desviaciones de los mensajes, pero deben también fomentar y estimular el diálogo y la participación.

Es importante también establecer mecanismos de control y evaluación de las reuniones. Mecanismos que al mismo tiempo permitan la retroalimentación, haciendo sentir a la plantilla que su opinión es requerida y apreciada.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que la Comunicación en cascada es más efectiva si los empleados reciben la información de su inmediato superior. Resulta más creíble y es mucho más efectiva.

 

@Alazaro_m

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