Eventos para prensa, cuándo sí y cuándo no.

Mulheres Hoje, junio de 2012.- Casi todas las compañías han pensado, en algún momento, realizar un evento para la prensa, ya sea para dar a conocer alguna información o por el lanzamiento de un producto o servicio. Mulheres entrevistó a María Laura Leguizamón, Directora de la Consultora Estudio de Comunicación, quien analiza las claves a tener en cuenta  a la hora de convocar a la prensa.

–          Según tu vasta experiencia en la relación entre empresas y periodistas, ¿en qué medida es conveniente realizar un evento para la prensa?

–          Es fundamental convocar a un evento sólo si se va a comunicar una novedad o un tema atractivo periodísticamente. Es necesario saber que lo que puede ser interesante de comunicar para la compañía puede no serlo para el periodismo. Y en este punto es donde hay que hacer una reflexión antes de definir el evento.

–          ¿Las empresas han abusado de los eventos o conferencias de prensa?

–          En algún momento sí, y esto trajo aparejado un deterioro en las convocatorias. Ninguna empresa tiene todo el tiempo cosas interesantes que transmitir. Y los periodistas perderán interés sino se tiene en cuenta este punto. En un libro editado por nuestra consultora, junto a la Universidad Austral, “Periodistas y Empresas. Claves de una relación necesaria”, se planteó, entre muchos otros, este tema a más de 170 periodistas con puestos de decisión en medios de Buenos Aires y de las principales plazas del interior del país. Las conclusiones fueron contundentes: la mitad de los periodistas entrevistados consideró que los eventos corporativos son poco o nada interesantes. Y que la concurrencia a eventos se justifica en la medida en que permite elaborar una mejor información sobre la empresa o el acontecimiento, distinta de la que podrían obtener a través de otros medios.

–          ¿Cuáles son las fallas o errores que acometen las empresas a la hora de organizar un evento?

–          La principal crítica de los periodistas –que también surgió de este libro-  gira en torno al desconocimiento y la falta de diferenciación del Medio y las personas. Es importante que los profesionales de la comunicación analicemos estos resultados de una manera crítica y constructiva. “Escuchar” lo que dicen los periodistas, nos ayuda a realizar recomendaciones más atinadas y precisas.

–          ¿La compañía siempre tiene que contar una información o novedad al convocar un evento a la prensa?

–          Las mayoría de las veces sí, aunque también el evento puede ser de carácter social (aniversario, fin de año, día del periodista, etcétera). En este caso, el fin tiene que estar muy claro y las expectativas de éxito estarán en la convocatoria y no en las publicaciones que se logren. El objetivo, en este punto, es afianzar el vínculo emocional entre la compañía y los periodistas. Es una acción de relaciones públicas que agasaja a la prensa y no hay una noticia concreta que ofrecer.

–          ¿Qué detalles se tienen que tener en cuenta antes de pensar en un evento?

–          En el momento del día, (¿hacerlo de mañana, al mediodía a la tarde o noche?) el lugar (céntrico o alejado, en un hotel o en la sede de la compañía) y la duración del evento, (es importante no excederse en el tiempo y que los periodistas sepan a qué hora finaliza) son puntos clave a tener en cuenta. Esto depende de qué tipo de periodistas sean convocados: no es lo mismo los periodistas de diarios, que generalmente trabajan de tarde o de noche, que los que hacen radio a la mañana o escriben en un suplemento semanal. También es importante la calidad en el contenido de los materiales a entregar durante el evento, que es el reflejo de la seriedad y profesionalismo de la compañía. Los periodistas valoran la información elaborada y redactada en forma periodística, sin auto elogios, con declaraciones de directivos de la empresa e imágenes en formatos accesibles, para facilitar la publicación.

–          ¿Cuál es el rol de las consultoras de comunicación en este aspecto?

–          Es el de asesorar a las empresas y realizar recomendaciones que redunden en el éxito del evento, que muchas veces no tiene que ver con la cantidad de periodistas asistentes, sino con la calidad de éstos.  A veces, convocar pequeñas reuniones con 10 periodistas es más atinado y brinda cercanía, mayor posibilidad de diálogo y una exclusividad “para unos pocos” muy valorada. Evaluar la viabilidad de un evento para la prensa debe ser un trabajo en conjunto entre el departamento de comunicación y marketing de la compañía y la consultora de comunicación, quien sabrá asesorar y recomendar los “cuándo, porqué y cómo” necesarios para realizar un evento exitoso.

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