La comunicación interna, un aliado para el teletrabajo

Observatorio de RRHH.- El teletrabajo implica acciones de cambio relevantes tanto a nivel del modelo organizacional como de la gestión de la comunicación, los cuales estarán a su vez mediados por la tecnología.

La pandemia por el coronavirus ha reorientado no solo la manera en la que nos comunicamos sino también la forma en que desarrollamos nuestras actividades cotidianas y las relaciones laborales, obligando a muchas empresas al teletrabajo. Ahora más que nunca, las organizaciones se han visto obligadas a confiar en la tecnología como fuente de comunicación y compromiso con y de los empleados.

La realidad es que el uso de Internet y de la nube ha convertido el trabajo remoto en un elemento más de la cultura corporativa de muchas empresas y en todo un reto a nivel de comunicación. Según el Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo, el 7,9% del total de trabajadores en España ya trabajaba fuera de la oficina, al menos ocasionalmente, en el cuarto trimestre del 2019, lo que equivale a 1,5 millones de trabajadores y marca un nuevo máximo histórico al superar en cuatro décimas la tasa del mismo periodo del año anterior. Si bien es cierto que se ha dado un incremento paulatino de empresas que han incorporado esta modalidad durante los últimos años, también es verdad que la pandemia ha acelerado este proceso convirtiendo el trabajo desde casa en una de las principales medidas cautelares para garantizar la salud y el bienestar de los empleados.

El mundo entero ha observado una demanda totalmente sin precedentes de soluciones que permiten el trabajo y el aprendizaje en remoto, a través de chat, vídeo y colaboración en archivos desde el mes de marzo. Algunas plataformas de trabajo como la aplicación de mensajería para grupos Slack ha registrado 7.000 usuarios de pago nuevos, un 40% más que durante el primer trimestre del año pasado y su rival Microsoft asegura que registró un total 12 millones de usuarios diarios nuevos en una semana, pasando de 32 millones a 44 millones de usuarios en la tercera semana del mes de marzo. En España, según ha cifrado el Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones (COITT), tras consultar a varias empresas e instituciones del sector tecnológico, el número de descargas de programas de software remoto y plataformas de videoconferencia aumentó en un 30 % desde la segunda semana de marzo.

Ante este nuevo escenario, ¿podría la pandemia del coronavirus cambiar para siempre los patrones de trabajo de numerosas empresas? No hay duda, que la evolución de las tecnologías digitales es imparable e irreversible y que su adopción es absolutamente imprescindible. Las previsiones apuntan a que el teletrabajo avanzará en los próximos años ligado a otros factores como el desarrollo tecnológico, la estandarización de Internet, el aumento de soluciones digitales como la nube y la llegada de las redes 5G, que implica un avance más para dinamizar los entornos laborales. Sin embargo, hay factores como la cultura y flexibilidad organizacional, la gestión del cambio, la responsabilidad social empresarial y, especialmente, aquellos que tienen que ver con las relaciones humanas en la empresa y la comunicación, sobre los que se debe reflexionar para guiar a las organizaciones en su implementación. En este contexto, la pregunta que debemos responder no es si la pandemia va a cambiar los patrones de numerosas empresas, sino cuáles son las condiciones necesarias para lograr desempeños óptimos, en procesos de teletrabajo fundamentados en la gestión del cambio.

Al hablar de procesos de cambio es preciso entender la naturaleza del mismo, su carácter eminentemente social o grupal. Es de vital importancia tener en cuenta las transformaciones culturales que implica la digitalización, ya que es una nueva forma de comunicarse, de trabajar y de relacionarse. Asimismo, es necesario conocer los procesos de comportamiento humano y considerarlos para establecer la planificación pertinente. Para adaptarse a esta nueva realidad es muy relevante el papel de la comunicación interna como el elemento dinamizador y de soporte de las estrategias de cualquier organización. Su tarea es fortalecer los vínculos con los trabajadores a distancia, para obtener una apertura comunicativa permanente con el teletrabajador, mejorar la productividad y favorecer un estado de ánimo positivo. Así, la organización que no gestiona oportunamente una comunicación alrededor del cambio que implica esta modalidad laboral, se enfrenta a consecuencias como la falta de motivación, el miedo a la exclusión, la sensación de soledad y la ansiedad por ser despedido.

Existen tres retos fundamentales para que exista una verdadera apropiación del teletrabajo en el país: pasar de una cultura del trabajo presencial al virtual, lo que supone la teledisponibilidad; la confianza, elemento básico de la cultura de esta modalidad de empleo; y la generación de nuevas competencias de liderazgo. Una vez la empresa apuesta por el teletrabajo, hay que realizar una gestión consciente de la integración cultural y mantener una comunicación fluida, abierta y asertiva como herramienta principal para garantizar una transición exitosa y minimizar posibles adversidades. Para ello, es recomendable el desarrollo de un plan claro de comunicación interna, que involucre protocolos, formación y dinámicas de equipo en las que se represente claramente los procedimientos de cómo se va a dar el desarrollo y ejecución de estas nuevas formas de trabajo. Para guiar este proceso y conducirlo al éxito es necesario escuchar. Implementar canales y herramientas que permitirán conocer los niveles de adaptabilidad, las necesidades y capacitaciones tanto e la empresa como de los empleados para comprender las transformaciones que deben darse y motivar y mantener integrados a los trabajadores en el proceso.

La adopción del teletrabajo responde a un proceso evolutivo que transforma el tradicional modelo organizacional haciendo uso de las tecnologías de la información y a su vez replanteando una nueva forma de concebir la comunicación interna dentro de la empresa. La gestión efectiva del cambio permitirá la transformación de la estrategia, de los procesos y recursos humanos, así como la adopción de nuevas tecnologías para reorientar la organización al logro de sus objetivos y asegurar el mejoramiento continuo del negocio.

Por Esther Almendros, Consultora senior de Estudio de Comunicación

 

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