Cuarenta y ocho horas antes la primera ministra Liz Truss había jurado el cargo ante la Reina y fue la segunda en enterarse, escuchando: “London Bridge is Down» (El puente de Londres ha caído) ¡Vaya noticia para empezar una trayectoria profesional de tanta altura y responsabilidad…! A continuación del anuncio se pusieron en marcha una cascada de Planes -que, a día de hoy, aún parecen interminables- con nombres creativos y sugerentes: La Operación Unicornio, la Overstudy, la Puente de Londres…  

Todas ellas conllevaban un rosario de protocolos para recoger de forma exhaustiva los pasos a seguir en las horas y días posteriores al fallecimiento de la Reina: trámites, puestas en escena, información a ministerios, organismos de gobiernos, parlamentos; suspenso de la actividad en Wetsminster, control de las cuentas oficiales de Twitter, Facebook e Instagram. La web del Gobierno de Reino Unido mostró un ‘banner’ superior negro, y el de la familia real se puso de luto también confirmando la muerte de la ‘reina eterna’ que, como no podía ser de otra manera, no lo fue por mucho que su país se empeñara en que así fuera. Su funeral está fijado para el 19 de septiembre y aunque ya el rey Carlos III ha sido proclamado como tal, los actos seguirán siendo numerosos y prolijos hasta no se sabe cuándo. Para conseguir este alargamiento en el tiempo, en el interés, en la creación de sentimientos y ovaciones -lo que viene siendo una elevación del perfil, un enorme aumento de la notoriedad y, por tanto, del posicionamiento del país y de su visibilidad a nivel mundial- está teniendo mucho que ver la comunicación y, sobre todo, el protocolo… derivado de una excelsa y rigurosa planificación y previsión, además de una correcta ejecución. ¿Imaginamos una situación como ésta con el enorme alcance internacional que genera sin tenerlo preparado? Este es siempre el trabajo que da mejor resultado en materia de Comunicación: el de la planificación. El ejemplo extremo de la muerte de la Reina más famosa del mundo sirve hoy para demostrar y poner en valor el trabajo de protocolo, y la necesidad de una planificación adecuada para tener éxito. 

Por Victoria Magro Galán, Directora de Desarrollo Corporativo en Estudio de Comunicación

@VictoriaMagro

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Cualquier acto de relaciones públicas que organicemos para nuestra compañía tiene que verse reflejado, como cualquier otra acción, en la cuenta de resultados. Por tanto, cuando organicemos un almuerzo de trabajo, sea por el motivo que sea, siempre lo tenemos que hacer pensando en obtener beneficios para nuestra empresa.

Una manera de dar a conocer nuestra compañía por dentro es organizando almuerzos de trabajo en la propia empresa, siempre que contemos con las instalaciones adecuadas y lo llevemos a cabo de forma impecable.

Antes de decidir cómo se llevará a cabo la organización del mismo debemos tener bien definido cuál es el objetivo que queremos alcanzar. No es lo mismo reunirnos para cerrar un acuerdo que por el simple hecho de “estrechar lazos” con nuestros invitados: clientes, proveedores, etc.

Sea cual sea el propósito del almuerzo, hay algunas reglas que sirven de base para todos. En primer lugar, el anfitrión recibe en su empresa y por tanto, el almuerzo debe ser similar al que organizaría en su casa y no como el que haría en un restaurante.

Todas las visitas deben ser recibidas y acompañadas al lugar del almuerzo. El anfitrión tiene que estar esperando antes para recibir. Si se ha convocado a varias personas es muy práctico ofrecer un aperitivo durante unos 20 minutos para dar tiempo a que lleguen todos los comensales antes de sentarnos a la mesa.

Lo ideal es disponer de un buen comedor privado y contar con una o dos empresas de catering de confianza. Además, haber probado varios de los menús que preparan y a ser posible, solicitar que nos envíen a un camarero que ya conozca «nuestra casa». Cuando conocemos al invitado es más fácil acertar con lo que le gusta, pero cuando no es así, tenemos que averiguar sus gustos y si, por alguna razón, hay alimentos excluidos de su dieta.

Lo mejor es ofrecer un almuerzo sencillo, pero con productos de excelente calidad. Hay que contar con un buen vino y ofrecer cerveza y refrescos ya que aunque haya que seguir trabajando, a muchas personas les gusta tomar un aperitivo o regar la comida con una copa de vino.

La mesa debe presentarse de manera impecable, con mantel o mantelitos individuales y servilletas de tela de buena calidad, como las que pondríamos en casa para una comida formal. A la hora de sentarse, hay que hacerlo como marcan las normas de protocolo y aunque todos sepamos que estamos en un almuerzo profesional, hacer que el ambiente de la comida sea lo más relajado y agradable posible. Si, por alguna razón, queremos ceder el lugar de presidencia de la mesa a una persona de menor rango por su relación con el invitado, debemos indicárselo al camarero para que sepa por dónde empezar a servir.

Resulta también imprescindible cuidar los temas a tratar. Hay que dejar fuera conversaciones sobre política, religión o salud y estar al día de la actualidad informativa. Hasta después del postre no se debe empezar con el tema profesional objeto de la reunión.

Tengamos presente que de la manera en que hayamos acogido a los invitados, la atención prestada y, en definitiva, la imagen que hayamos transmitido de nuestra compañía dependerá buena parte del éxito de nuestro negocio. Bon appetit.

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