En el caso de la Comunicación Interna, podemos utilizar encuestas que busquen desde recabar el feedback de los empleados sobre cualquier proyecto concreto que hayamos llevado a cabo; saber si conocen la información directiva de su lugar de trabajo; incluso conocer si la comunicación entre equipos fluye y es operativa.

No obstante, cuando diseñamos estas encuestas, debemos tener nuestro objetivo muy presente en la formulación de todas y cada una de las preguntas. A simple vista, esta máxima puede parecer una obviedad, pero en la práctica, la diferencia entre formular una pregunta o una afirmación; elegir entre una respuesta abierta o una escala acuerdo-desacuerdo e incluso la colocación de las preguntas puede ofrecernos unos resultados muy dispares.

Concreción, anonimato y visión del empleado

Para obtener una visión clara de la realidad, mediante una encuesta, debemos atender a varias cuestiones.
Por un lado, las preguntas deben estar planteadas de manera directa y concisa. Sólo así, podemos evitar entrar en un bucle que, aunque voluntarioso y bienintencionado, nos puede derivar en un cuestionario tan extenso y tedioso que resultará ineficaz, pues no logrará movilizar a los participantes a los que va dirigido.

Además, con el fin de obtener una imagen realista y representativa de aquel tema por el que estamos preguntando debemos lograr que los participantes de nuestro estudio contesten con el mayor grado de sinceridad posible. Aunque ciertos sesgos en las encuestas son siempre inevitables, si garantizamos el anonimato de las respuestas de los participantes, y logramos convencer de ello, obtendremos unos resultados más fieles.

Por último, una vez hayamos esbozado las preguntas conviene revisar el conjunto de la encuesta como si fuésemos un empleado que va a cumplimentarla y que, por ende, se enfrenta por primera vez a ella. De esta manera, detectaremos si se producen lagunas en las posibilidades de respuesta que ofrecemos o si hay espacios que nos interesa conocer que no estamos cubriendo.

Laura Alonso, Consultora

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“Pues no es tan grave”, pensé, “también hay mucha gente que se muerde las uñas compulsivamente”. Resulta que, para esto, también hay una denominación médica concreta: onicofagia. Y, como éstas, existen un sinfín de patologías en las que, seguro que hemos caído en alguna ocasión, con una denominación y diagnóstico claros; dermatilomanía, forunculofilia, dermatofagia o tricotilomanía, entre muchas otras.

Sin embargo, no es preocupante ver cómo un compañero de trabajo, amigo, pareja o familiar se muerde las uñas, se enreda o desenreda el cabello con los dedos o se mordisquea los labios. Son escenas a las que estamos acostumbrados. El susto viene cuando nos referimos a estas prácticas por su nombre médico en lugar del hábito que practicamos. Cuando les otorgamos la categoría etimológica que les corresponde con sus respectivos orígenes derivados del latín o el griego. Entonces, estamos hablando de algo más serio.

Las definiciones en comunicación

Esto ocurre igual en muchos ámbitos de la comunicación. Por ejemplo, no es lo mismo hablar de “despido colectivo” o “jubilación forzosa” que sustituirlos por los más amables “plan social” o de “reestructuración de la plantilla”. De igual modo, una “estrategia de desinversiones” no tiene tan mala fama como unos “recortes de gastos”.

Los comunicadores atendemos y estudiamos a diario a estas dicotomías del lenguaje que hacen que, por raro que parezca, el mismo concepto suene mejor explicado con unas palabras que con otras. Es parte de nuestro trabajo como consultores identificar aquellos aspectos con los que los públicos se sienten más cómodos y ante los que tienen una respuesta más favorable.

De esta manera, podremos elaborar estrategias de comunicación más acertadas para los objetivos de nuestros clientes y minimizar el impacto que pueda tener una crisis, tanto a nivel interno como externo. Y es que no es lo mismo informar que comunicar.

Por Laura Alonso, Consultora en Estudio de Comunicación

@LauraAlonso_es

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Me estuvo hablando de sus miedos, que tardarían en marcharse incluso después de finalizar el estado de alarma, y de que apenas se atrevía a salir a pasear, incluso en los momentos y espacios designados para ello. Al conocer este detalle, me ofrecí a hacer la compra por ella, para que así pudiera desterrar algunas preocupaciones de contagio. Sin embargo, la respuesta que me dio me hizo reflexionar bastante sobre la importancia de la comunicación. Me contó que, tras tantos años viviendo en el barrio y estrechando lazos con sus gentes, todos los dependientes de las tiendas de su mercado de confianza ya la conocen y le tienen mucho aprecio. Por ello, desde el primer día le han llevado todo lo necesario hasta su casa voluntariamente y de buen grado.

Una lección de buena comunicación

Tras oír su historia, no pude evitar pensar en que, de algún modo, estaba directamente relacionada con lo que los profesionales de este sector entendemos como una buena comunicación, cuya base más fundamental es saber mantenerla y dedicarle tiempo y esfuerzo a construir a lo largo del tiempo. No se puede pretender establecer una comunicación fluida y creíble con nuestros públicos objetivo en un solo día, requiere paciencia y dedicación, y sobre todo mucha empatía. En comunicación interna esto es vital a la hora de establecer canales directos entre los diferentes departamentos, construyendo la confianza cada día, prestando atención a las preocupaciones de los trabajadores, quienes al final son los mejores embajadores de su marca. Cuando se trata de la comunicación externa, como ocurre con los medios o nuestros principales stakeholders, es un pilar indispensable para mantenernos relevantes y creíbles incluso en los escenarios más inimaginables, como ha sido el caso del Covid-19.

Hablando con mi vecina he recordado que la comunicación está en todas partes, y es un elemento tan necesario que puede llegar a ser vital en situaciones de crisis. Que en los momentos difíciles se acuerden de nosotros y, sobre todo, que se acuerden bien, puede marcar la diferencia para que nuestra empresa sobreviva o desaparezca.

Invertir en comunicación pero, sobre todo, en buena comunicación.

Por Mérida Miranda, consultora de Estudio de Comunicación.

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Al evento bianual, que tuvo lugar en la sede de Red Eléctrica de España en Madrid, han asistido 17 directores de comunicación de las empresas socias del Club de Excelencia en Sostenibilidad con el objetivo de debatir sobre las buenas prácticas empresariales actuales y las nuevas tendencias en esta materia.

En su ponencia, Alberto Mariñas, ha recalcado que la inversión socialmente responsable siempre causa un impacto positivo en la reputación de las empresas y que los trabajadores juegan un papel clave para transmitir los mensajes y las líneas de Responsabilidad Social Corporativa de las compañías.

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Existen multitud de redes sociales internas en el mercado listas para ser usadas, y un buen número de herramientas que se pueden personalizar según las necesidades comunicativas y tecnológicas de cada empresa. Yammer, Liferay, IBM Connections o Workplace by Facebook son algunas de ellas.

Podemos decir que todas poseen características en común, propias de los medios sociales que estamos habituados a utilizar en nuestro día a día (perfiles personales, comunidades, posibilidad de evaluar o comentar publicaciones, chat/vídeo en tiempo real, acceso multidispositivo…). Pero existen algunas diferencias que pueden contribuir a que la balanza se incline hacia una u otra tecnología cuando de implementar una solución exitosa se trata.

Workplace by Facebook ha sido una de las últimas en llegar al mercado, y parece lo ha hecho para quedarse.  Como ya hemos comentado en otras ocasiones, el principal punto fuerte de la herramienta frente a sus competidores es, precisamente, el rápido proceso de aprendizaje y adaptación de los nuevos usuarios al entrar en contacto con la plataforma por primera vez. Con una interfaz prácticamente idéntica a la versión comercial de Facebook, la navegación y forma de interactuar de sus usuarios constituyen una rutina sencilla e intuitiva para la mayor parte de los recién llegados.

Yammer es otro de los gigantes en lo que a tecnologías sociales se refiere. La red, que fue  pionera en el boom de las redes sociales corporativas, ha crecido notablemente en los últimos años gracias al respaldo de Microsoft. Ofertada en la mayoría de los paquetes de Office 365, los empleados de una organización que esté suscrita a ellos pueden utilizarla libremente junto al resto de las utilidades de la suite.

¿Qué significa esto? Básicamente, que todos los usuarios pueden usar la red social y continuar su experiencia con el resto de productos que ofrece el pack, pero sin abandonar el entorno de 365 (almacenamiento en la nube, trabajo colaborativo, integración con páginas de Sharepoint, Skype y un largo etcétera). Funciona con una suscripción -generalmente con coste mensual por usuario activo-, lo que permite tiempos de implementación relativamente reducidos.

Para empresas que ya utilizan Microsoft 365 o que tienen sus intranets construidas en Sharepoint, es una excelente opción.

En el mercado encontramos, además, tecnologías que permiten un mayor grado de customización según las necesidades concretas de cada empresa.

Es el caso de IBM Connections, Sharepoint o Liferay, que permiten construir entornos a la medida de cualquier empresa. Son las mejores opciones cuando se pretende ir un paso más allá de una mera red social y apostar por un portal social que integre todas las utilidades para el empleado y la compañía. Empresas como El Corte Inglés, Grupo DIA o Acciona han construido sus intranets sociales con este tipo de tecnologías.

¿Cuál será, por tanto, la red idónea para tu empresa? Dado que todas las herramientas permiten incorporar funcionalidades y estructuras similares, cuando se busca una tecnología social es esencial elegir la que mejor se integre con los sistemas de la información que ya posee la compañía.

Los usuarios generalmente no comprenden por qué deben usar uno u otro canal para comunicarse. Por eso es vital que las plataformas de comunicación interna se integren en un único canal que facilite la comunicación y el consumo de información. Siempre se debe apostar por la herramienta que unifique los canales y aplicaciones internos en un único sitio web y móvil, que resulte sencilla y accesible para el usuario en cualquier momento y lugar.

Por Nerea Nuevo, Consultora Sénior de Estudio de Comunicación

@NereaNuevoM

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