La facilidad de entablar conversaciones o de dar información es hoy tan fácil y existen tantos canales de difusión rápida y sin filtro (medios de comunicación, redes sociales, mails, web, WhatsApp…) que, también para ámbitos no profesionales o entidades pequeñas, debería ser prioritario disponer de un manual para saber cómo comunicarse públicamente. Los cargos de personas que representan a mucha gente pero que no tienen por qué ser grandes CEO o directivos de empresas, deberían exigir una formación de portavoces para disponer de pautas de comportamiento o de formación para comunicarse con “su” público.

Por ejemplo, recuerdo el caso aquel en el año 2021 en el que fueron atropelladas unas niñas a la puerta de un colegio.  De repente, el director del centro, el presidente de la Asociación de madres y padres, entre otros, se convirtieron de la noche a la mañana, sin ser profesionales de ello, en informadores principales de un suceso del que todo el mundo requería información. Todas las cadenas de radio y de televisión además de prensa de todo tipo, querían un portavoz que explicara a la audiencia de primera mano lo que allí había ocurrido. En ese caso, ¿Quién asesora en la comunicación que se debe ofrecer? ¿Qué pautas y argumentos se establecen? No creo que este tipo de situaciones que se dan en pequeñas entidades, tengan planteado un manual de crisis que recoja cómo deben comunicarse cuando sucede un problema, qué tono deben emplear o qué actitud tomar ante un suceso extraordinario y, mucho menos, practicar sobre ello.

Creo que empresas de bajo perfil deben también sopesar la necesidad de formarse en la comunicación que deben ofrecer y trabajar en el supuesto de que no siempre toda la información que parte de ellas puede ser positiva. Sería fundamental evaluar qué tipo de comunicación hacen, cómo es recibida por su público y a partir de ahí, construir un plan de actuación donde se detallen las normas básicas de estilo para su comunicación y sus portavoces, sea el ámbito que sea.

Eva Fresnillo, directora en Estudio de Comunicación

@EvaFresnillo

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Toda clase de información relevante sobre las organizaciones está siendo transmitida por los directores de comunicación, abogados corporativos, directivos financieros, o cualquier portavoz autorizado es este tipo de ocasiones. Por esta razón, la importancia de una buena oratoria en los representantes de las compañías se hace cada vez más relevante, puesto que cualquier acto o intervención es subjetiva de ser grabada y retransmitida, con lo que las habilidades comunicativas se vuelven imprescindibles.

Por ello, cada vez es mayor el número de empleados de una organización que deben tener desarrolladas este tipo de habilidades. Como medida preventiva, muchas organizaciones realizan talleres de formación de portavoces para inculcar en sus trabajadores unas sólidas bases necesarias para realizar discursos y comparecencias en épocas normales de actividad, o relacionarse con los medios de comunicación en momentos de crisis o cambios.

De esta forma, las organizaciones podrán estar tranquilas del desempeño de sus ‘portavoces autorizados’. Esto supondrá, entre otras ventajas, no tener que lidiar con los muchos problemas que pueden derivarse de una falta de confianza en los portavoces de la organización, falta de confianza que, en ocasiones, genera una deficiente educación en materias de oratoria y hablar en público. Con este tipo de talleres, los empleados obtendrán las herramientas necesarias para navegar con éxito estas aguas.

Por Carlos Delclaux, consultor en Estudio de Comunicación.

@CarlosDelclaux

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Es por ello que cada vez más ejecutivos demandan una ‘formación de portavoces’, que no es otra cosa que trabajar con el portavoz para convertirle en una fuente creíble, honesta, que tengan la capacidad para hablar en nombre de una compañía y ayude a los periodistas a entender las decisiones y desarrollo de la empresa.

Estudio de Comunicación forma cada año a altos directivos de todos los sectores y les ayuda a liderar la comunicación en crisis, lanzamiento productos o complejas operaciones financieras, entre otros. Estos son algunos de los consejos que han ayudado a mejoran el desempeño de estos altos ejecutivos como portavoces creíbles:

1. Asumir el trabajo de portavocía como propio. Existe la creencia generalizada de que el trabajo de portavocía debe recaer sobre el departamento de Comunicación y no sobre otros directivos. Sin embargo, pueden ser varios primeros ejecutivos  quienes tienen la potestad de representar a la compañía.
2. Repetir el mensaje. Debemos tener claro el objetivo de un encuentro con un periodista -bien sea para una entrevista o un off the record-: transmitir nuestro mensaje. En ambos casos, la repetición será siempre nuestra aliada; al fin y al cabo, el ser humano aprende por repetición, y estamos programados para recordar lo que hemos oído varias veces.
3. Abordar de manera directa las preguntas. Puede parecer una obviedad, pero a menudo nos encontramos con dificultades para responder preguntas que no queremos que nos hagan. El periodista verá con buenos ojos que no la evitemos, que seamos francos e incluso le expliquemos por qué no podemos responder a una pregunta concreta.
4. Conversar, mejor que responder. Podemos entender las entrevistas como un interrogatorio… o como una conversación. Si las entendemos como una conversación será más fácil reconducir las preguntas más difíciles y centrarnos en transmitir nuestros mensajes. Así, es importante tener en cuenta lo que nosotros le queremos contar al periodista y evitar hacer “seguidismo”, es decir, tener la seguridad de corregir al interloculor si cita algún dato o hecho errado.
5. Concretar con ejemplos. Cuanto más gráfico y explicativo el mensaje, más fácil será que lo recuerde el periodista. Si bien las cifras y las metáforas ayudan a conseguir este objetivo, no es conveniente abrumar, sino utilizarlas de manera selectiva en lo que queremos destacar.

Por Aída Prados, consultora sénior en Estudio de Comunicación España.

@prados_aida

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Explica que quizás convenga partir de un principio que no está siempre presente en los procesos de comunicación y es la respuesta a una pregunta muy simple: en el seno de una organización, ¿quién comunica? Pues, ni más ni menos, la ORGANIZACIÓN.

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Desde hace mucho tiempo. Pues bien esa forma de hablar, ese mensaje político, aparente pero vacío de contenido, es el ejemplo contrario de lo que un empresario debe dar al mercado.

Hay empresarios que tienen un proyecto empresarial fabuloso, pero que pinchan a la hora de comunicarlo. Y pinchan por varias razones entre ellas la carencia: unidad informativa, mensaje único, rotundo, claro y conciso y forma de hablar ante diferentes audiencias, desde una entrevista cara a cara, hasta una conferencia en una escuela de posgrado, o una presentación a analistas. Si un empresario no sabe comunicar de forma correcta su proyecto, su idea de empresa, lo que prevé de sus resultados, etcétera, le costará mucho más ganarse la confianza y la credibilidad de sus diferentes públicos a la hora de sacar su negocio adelante.

Para ello, nada como ponerse en manos de los profesionales de la comunicación para definir mensajes, pulir la información que genera la compañía en el desarrollo de su actividad y perfeccionar mediante un entrenamiento de portavoces, la forma de dirigirse al público del empresario o directivo. Una inversión en un intangible que reporta beneficios tangibles para los empresarios.

Por Juan Francés es consultor sénior de Estudio de Comunicación. España

@JuanAFrances

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@Cristina_RubioP 

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O “dime qué gestos haces y te diré quién eres”, parafraseando el dicho. No es la primera vez que reflexiono “en voz alta” (o sea: “en post alto”) sobre el lenguaje no verbal, pero creo que merece la pena recordarlo. Y las campañas electorales, como la que acaba de finalizar en España, nos aporta “sensaciones” a cientos.

¿Cuántas veces vemos a un político dando un discurso y algo no nos cuadra? Lo que dice no nos parece “verdad”, pero no sabemos explicar por qué. Hablo de políticos porque son comunes a todos, pero también nos sucede del mismo modo en nuestra vida diaria con la gente con la que nos relacionamos. Nos bastan dos minutos para pensar que esa persona no es de fiar. Pero tampoco podemos explicar por qué.

La respuesta es sencilla: lenguaje no verbal. Los expertos no sólo afirman que únicamente una pequeña parte de la información que obtenemos de una persona proviene de las palabras; ya lo cuantifican: entre un 60 y un 70 por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal, que incluye gestos, apariencia, postura, mirada, expresión, voz… Y si bien es cierto que, por ejemplo, el lenguaje no verbal del debate electoral fue analizado por los medios de comunicación hasta la saciedad –que si la “gestualidad invasiva de Rubalcaba” sacando el dedo acusador a pasear, que si la expresión contenida de Rajoy y su constante uso del bolígrafo para tener las manos ocupadas…-, no es menos cierto que dominar este tipo de comunicación tiene una importancia vital.

De ahí que la formación de portavoces deba prestar especial atención a esta cuestión, pues cuando hablamos con alguien, le estamos diciendo mucho más de lo que queremos, porque cualquier gesto, por discreto que sea, comunica mucho.

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