Organizar un acto o evento de Relaciones Públicas es algo muy parecido a una boda: hay muchas posibilidades de que a los invitados no les guste y el día más bonito de tu vida se convierta en la peor de tus pesadillas. Además, en un mundo como el que vivimos, a golpe de agenda y en el que nuestro calendario de Outlook determina cuando tiempo le dedicamos a cada cita, conseguir que nuestro acontecimiento triunfe es un negocio de alto riesgo, pues no son pocos los que confirman que asistirán a tus jornadas y al mismo tiempo a otros tres actos diferentes en distintos puntos cardinales de la gran ciudad. Así que la lucha por conseguir que los invitados, en primer lugar, lleguen y, en segundo, se queden es feroz.
Hay diversos factores que pueden determinar el éxito o el fracaso de nuestro acontecimiento. He visto algunos fallos últimamente que me han hecho pensar en los aspectos más relevantes en plan «cuaderno de verano». En primer lugar, debemos asegurarnos un éxito en la convocatoria mediante una invitación atractiva y clara en la que, de un vistazo y sin demasiada literatura, el convocado pueda disponer de las claves del mismo, quien invita a qué, cuándo y dónde. Siempre nos decantaremos antes por asistir a unas jornadas que nos parece están bien organizadas y son interesantes que por participar en un congreso en el que tenemos que leer dos páginas hasta llegar a la línea en la que nos indican los datos fundamentales. Además, en cuanto tengamos clara la fecha del mismo, conviene enviar un e-mail para que los invitados se puedan ir reservando el día, pues es muy frustrante querer asistir y no poder por problemas de agenda y más si es achacable a falta de previsión por parte de los organizadores. Así que ya sabemos: ni enviaremos la invitación con cinco meses de antelación ni un par de días antes. Y muy importante: incluir una dirección clara para confirmar asistencia.
En segundo lugar, cuanto más planifiquemos nuestra jornada mejor nos saldrá. Tratar de dejar el menor número de detalles posibles al azar es fundamental para que todo vaya sobre ruedas. Cuando estamos preparando nuestro evento no vale eso de “ya se verá” porque nos podemos encontrar con desagradables sorpresas, como no haber previsto cuántas personas participarán en el cóctel o para cuantos invitados hay que estimar que necesitaremos auriculares en una conferencia en la que haya traducción simultánea o no tener claro quien le va a dar al técnico las instrucciones pertinentes para que vayan cambiando las luces durante las intervenciones.
Tener claro el protocolo oficial, cuando participan invitados o ponentes de alto rango, no descuidar la atención a los periodistas habiendo previsto para ellos conexiones adecuadas para sus equipos y un asiento para que puedan tomar notas, pues no hay que olvidar que ellos están trabajando para darle difusión a nuestro acto, son también aspectos vitales a la hora de asegurarnos el éxito.
Por Ana Pereira, consultora sénior ESTUDIO DE COMUNICACIÓN. España.
@anabepereira
