En los últimos meses han proliferado la celebración de numerosos encuentros online (webinars, directos, chats…) organizados para sustituir a actos presenciales que no se pueden llevar a cabo ahora mismo.
Actualmente hay infinidad de empresas, universidades, instituciones, particulares… que los están haciendo para dialogar, vender, promocionar, entretener, etc. y esto parece que va a continuar un tiempo entre nosotros.
Así que pensemos ahora la forma de hacer esos eventos atractivos. El objetivo debe ser que el que está al otro lado realmente se encuentre involucrado y en activo. No basta con que esté si no que debe estar “conectado” y pendiente.
Una serie de recomendaciones para que un encuentro online sea efectivo:
1. Contenido de interés
Los eventos online deben tener un objetivo claro, un motivo para ser organizado. Para ello los temas deben tener interés, ser de actualidad y aportar novedades y curiosidades. Es importante convencer al invitado previamente de que lo que va a escuchar va a resultar de su interés y que merece la pena que dedique su tiempo y participe.
Las intervenciones deben ser breves, directas y sin rodeos. Hay una gran diferencia entre asistir a un evento en persona a sentarse durante una hora en una silla delante de un ordenador. Por ello la duración de la sesión no debe ser la misma que la de una presentación presencial. Los encuentros virtuales se hacen más largos y los asistentes están más expuestos a otros asuntos paralelos a la charla. Así que las explicaciones deben ser más cortas de lo habitual.
2. Calidad de la información
La preparación de los ponentes, el apoyo gráfico con imágenes o vídeos permitirá mantener el interés al otro lado.
Es muy importante no utilizar el evento sólo para fines de venta y promoción, pero si ese es el objetivo, no debe ser una venta agresiva, mejor dejar el mensaje comercial para el final y de forma muy breve.
3. Calidad de producción
No escatimar en producción técnica. La calidad del audio, de la imagen (con distintos ángulos de cámara) e iluminación son fundamentales para que el público siga atento. Hoy en día es relativamente fácil y económico ofrecer un encuentro online de calidad.
Es importante también dedicar tiempo a diseñar logos, cartelas, o imágenes que hagan entretenido y dinámico el encuentro.
4. Preguntas y respuestas
Si el contenido es interesante seguro que los asistentes tendrán preguntas. Así qué hay que permitir esta opción y además con recordatorios cada cierto tiempo para que el público pueda hacerlas.
5. Dinamiza al máximo
La implicación del asistente en el evento es fundamental para mantener su atención. Para ello el encuentro virtual puede tener programadas actividades dinámicas que permiten interactuar al que escucha. Por ejemplo:
- Realización de votaciones en directo o petición de opiniones mostrando los resultados en tiempo real. Hay aplicaciones que lo permiten hacer de forma fácil.
- Envío de mensajes directos al móvil de los asistentes.
- Si el evento es largo existen dinámicas virtuales con actividades divertidas que pueden ayudar. Por ejemplo, animando a compartir fotos en redes sociales.
- Realización de encuestas o test de conocimiento después de cada sesión para recibir feedback de los asistentes.
- Utilización de redes sociales para anunciar y mover el encuentro con la creación de hashtags para que la gente participe.
Estas claves ayudarán a que el encuentro virtual sea todo un éxito. Si no se abusa de ellos y se aporta solo contenido de calidad e interés fomentará que disfrutemos de ellos mucho tiempo o hasta que las circunstancias nos hagan crear otras formas de comunicación adaptadas a la situación que vivimos.
Eva Fresnillo Poza, Consultora Sénior de Estudio de Comunicación
@EvaFresnillo
