Las empresas se enfrentan a menudo al reto de definir cuál es la mejor manera de comunicarse con sus empleados mediante las herramientas internas. Más allá de los tradicionales mails y newsletters, ampliamente utilizados y desarrollados por las compañías, la tecnología ha puesto a nuestro servicio un sinfín de posibilidades, pero ¿cómo acertar?
Lo primero que debemos tener claro es que, modas aparte, no existe una solución única. Cada empresa es un mundo y tiene su propia casuística que implica que pueda necesitar una herramienta completamente distinta a otra compañía.
Incluso una misma empresa puede requerir de soluciones de comunicación interna digital diferentes en cada momento de su trayectoria.
Por eso, para dar con la herramienta que más se ajusta a las necesidades de nuestra compañía y nuestros empleados debemos basar nuestro enfoque de desarrollo en la Experiencia de Usuario (UX).
Atender a nuestros empleados y sus necesidades
Según esta aproximación, la herramienta que diseñemos debe atender a los diferentes perfiles, hábitos y conocimientos tecnológicos de los empleados de la organización. Deben sentirse cómodos usándola o, de lo contrario, fracasaremos en su implantación.
Pero no solo debemos atender a los diferentes tipos de usuarios de nuestra organización, sino que, para realizar una experiencia de usuario fructífera, tenemos que conocer también en qué momentos del día se conectarán nuestros empleados y en busca de qué contenidos.
Debemos conocer qué cuestiones atraen a nuestros trabajadores, así como aquellas que les inquietan y que les pueden llegar a alejar de la adopción de nuestra herramienta. Estos motores y frenos serán clave a la hora de elaborar nuestros contenidos.
Escuchar para comprender
Para abordar este reto de necesidades y preferencias de los empleados, nada sencillo si me lo permiten, lo más eficaz es establecer unas dinámicas de escucha con ellos. Esto nos permitirá identificar los diferentes tipos de perfiles que hay en nuestra organización y diseñar mapas mentales de organización de la información.
A partir de este punto, tendremos información suficiente para desarrollar un mapa de contenidos, así como un sistema de navegación fácil e intuitivo. En esta fase, recomendamos siempre facilitar el acceso y priorizar los contenidos que sean de mayor interés para las personas.
En el desarrollo de nuestra herramienta debemos prestar atención a la accesibilidad de nuestra plataforma, los elementos gráficos que utilizamos y la adaptación responsive de nuestro diseño. A este respecto, debemos optar siempre por un diseño claro y simple para evitar la sensación de sobrecarga y saturación de la pantalla y nuestros públicos.
Con todo ello, debemos siempre recordar que, si la experiencia de usuario de nuestra herramienta digital es satisfactoria, nuestros empleados querrán pasar más tiempo dentro de la misma e incluso la recomendarán a sus compañeros.
Laura Alonso, consultora sénior
