Tras unos años convulsos, en 2023 el sector de los eventos se ha estabilizado y en 2024 los organizadores de eventos pueden por fin hacer planes en los que confiar. Este año, los participantes se enfrentan a un gran número de eventos, lo que ha aumentado el número de ausencias y ha elevado aún más el listón en cuanto a expectativas.
Los asistentes esperan mucho: quieren estar informados, aprender cosas nuevas y, en general, divertirse. Así que debemos centrarnos en comprender a nuestro público objetivo y definir como se organizará el acto para satisfacer sus expectativas mediante experiencias personalizadas.
Decidir el tipo de evento que se va a organizar es sin duda de lo más importante, una clave del éxito es crear no sólo eventos sino experiencias memorables que nos diferencien de la competencia. Segmentar el público objetivo también es crucial, ya que los eventos son sinónimo de contacto emocional y hay que ser capaz de influir en todos los asistentes.
Los índices de no asistencia han aumentado y se han vuelto difíciles de predecir. Para hacer frente a este reto, los organizadores de eventos deben redoblar sus esfuerzos para planificar y perfeccionar su estrategia global de eventos.
Una parte esencial es ocuparse de los no-shows, ya que estas personas han mostrado interés por nuestro evento, aunque finalmente no hayan asistido. Crear un vínculo con ellos puede requerir un esfuerzo adicional, pero demostrar que nos preocupamos por todas las personas inscritas se verá recompensado.
Es importante tener en cuenta las acciones de seguimiento posterior al evento y es aconsejable tenerlas planificadas antes de que comience el evento para asegurarnos de que las campañas previstas se pondrán en marcha de forma rápida y fluida:
- Puede ser muy útil segmentar a los clientes potenciales (los ya conocidos y los que se ponen en contacto por primera vez) y preparar correos electrónicos específicos en función de la asistencia o no al evento de cada persona.
- Una vez finalizado el evento, recomendamos actualizar la página de inicio del evento cuando antes para que los participantes puedan revivir algunos de los momentos clave, o para que aquellos que se lo perdieron, puedan conocer los momentos más destacados: un vídeo resumen, fotos, una galería de tuits utilizando el hashtag del evento, algunas estadísticas sobre el evento o citas de participantes o socios son sólo algunos ejemplos del contenido que se puede publicar.
- Por último, tanto para los participantes como para las personas ausentes, como organizadores del evento podemos poner a disposición de los participantes contenidos adicionales para que puedan seguir informándose o profundizar en determinados temas tratados en el evento.
Presente o ausente, mimar a las personas invitadas a un evento es crucial para garantizar su satisfacción y fidelidad. Si se sienten bien atendido aumentamos la probabilidad de su participación en futuros encuentros. Además, un invitado satisfecho es más propenso a recomendar el evento, generando una promoción positiva y atrayendo a nuevos asistentes.
Por Amandine Dennetiere, directora en Estudio de Comunicación
