Las relaciones institucionales son una herramienta fundamental a la hora de llevar a cabo una campaña de comunicación o de reputación para cualquier empresa o marca. Saber quién es el interlocutor de la Administración para tu sector o tu compañía, establecer relaciones de calidad y buscar espacios para el encuentro supone, en muchas ocasiones, un nuevo impulso para las firmas. Pero, ¿qué podemos hacer para mejorar nuestras relaciones institucionales? Aquí te dejo 5 claves que podrán ayudarte a desarrollar de manera más eficiente esta tarea:
- Establecer a nivel geográfico quién o quiénes son tus contactos de referencia en las diferentes Administraciones (central, regional y local). Esto significa que si eres una empresa multinacional o una compañía que tiene implantación en todo el territorio nacional seguramente te sea más importante establecer tus relaciones institucionales con la Administración central, con el Ministerio correspondiente. Si eres una mediana empresa con implantación en una o varias CC.AA. será mejor que tu contacto esté en la Administración regional, es decir con la Consejería o Consejerías de aquellas autonomías donde tengas presencia. Mientras que si eres una pequeña empresa con presencia local lo más adecuado será que busques a tu interlocutor en el ayuntamiento de tu pueblo o ciudad, bien sea el alcalde o alcaldesa o los concejales/as.
- Acotar tu ámbito de actuación. Según el sector en el que trabajes tendrás un interlocutor u otro en la Administración. Por ejemplo, si tu ámbito es el tecnológico deberás dirigirte al Ministerio o la Consejería para la Transformación Digital o la concejalía que se encargue de los asuntos de esa materia. Una vez establecido el ámbito deberás tener en cuenta que, para algunos temas más relevante podrás contar con el alto cargo principal, mientras que en otras ocasiones será más factible que te atienda alguien de su equipo ya sean los secretarios de Estado, los viceconsejeros o los asesores.
- Iniciar tu relación con una carta formal. El primer contacto con la Administración deberás hacerlo siempre a través de una carta formal dirigida al cargo público que hayas seleccionado para iniciar tu interlocución. En esta carta deberás presentarte, explicar cuál es la actividad de tu empresa y exponer el objetivo por el que quieres establecer esta relación con la Administración. A la hora de iniciar este tipo de contacto es importante tener claro por qué se llevan a cabo.
- Proponer una primera reunión para establecer un canal de comunicación. En dicha carta, además, puede ser muy útil pedir una primera reunión para conocerse e iniciar un canal estable de comunicación. En esa reunión es fundamental ser breve y conciso, exponer cuál es el objetivo de esta interlocución y promover espacios de comunicación y encuentro para establecer así una relación de calidad y confianza.
- Motivar encuentros periódicos, asistencia a eventos o presencia en actos institucionales. Una vez establecido ese primer canal de comunicación es clave mantener vivo el contacto a través de asistencia a eventos, invitación de los cargos públicos a los eventos de nuestra empresa o reuniones periódicas con el Ministerio, la Consejería o la concejalía en cuestión.
En cualquier caso, hay que tener en cuenta siempre una premisa: menos, es más. Nunca debemos ser demasiado insistentes en la comunicación. El objetivo es que la relación sea cómoda, fluida y eficaz para ambas partes.
Por María Delgado, consultora sénior en Estudio de Comunicación.
