Eventos internos: información, formación y motivación

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Capital Humano, mayo de 2013.- Aquel refrán marinero de “más vale vapor en calderas que alas rastreras”, nos podría servir para ilustrar la utilidad de la Comunicación interna. Y es que no podemos olvidar que los empleados son el verdadero motor de las empresas y que su motivación, su dedicación y su buen hacer condicionarán la forma en que se mueva ese “barco”.

Un estudio llevado a cabo por una compañía multinacional del sector tecnológico demostró que el 78% del tiempo de trabajo de sus empleados tenía que ver con la Comunicación: el 69% se utilizaba en reuniones previstas e imprevistas, el 6% en Comunicación por teléfono y el 3% en viajes y visitas. El 22% restante es lo que quedaba para hacer el trabajo, pero ese trabajo tampoco podía ser entendido ni realizado sin relación y Comunicación interpersonal.

Todavía hoy, algunas compañías cometen el error de considerar a los empleados como un público cautivo, aislado de las necesidades y acciones de Comunicación de la empresa. Esto genera, por un lado, un desvío entre la imagen percibida por los públicos externos y la imagen interna y, por otro, resta eficacia a la Comunicación externa de la empresa. Los empleados son los primeros embajadores de las empresas, a los que se les considera externamente como fuentes bien informadas y sus opiniones sobre la compañía serán tenidas en cuenta. Si los empleados reciben información sobre “su” empresa en el momento adecuado, con formatos atractivos, claros y cuidados, podrán transmitirla al exterior de forma más beneficiosa para la empresa y, además, se sentirán más identificados con ella.

En este sentido, los eventos internos constituyen un instrumento de Comunicación de gran eficacia motivadora, tanto en el desempeño de las tareas como en la gestión de las relaciones interpersonales horizontales, ascendentes y descendentes. El control y la buena estructuración de estas herramientas de Comunicación interna permiten crear en la organización un clima dinámico, dar respuesta a las necesidades de información de los miembros de la organización y hacer que todos se sientan parte importante de la empresa.

Podemos agrupar los eventos de Comunicación interna en dos grandes bloques según su contenido:

1.- Aquellos relacionados con las tareas, con el trabajo en sí. Su contenido son los hechos, los procesos y el know how. Son eventos eminentemente informativos, entre los que podemos destacar las jornadas de formación (seminarios, conferencias, cursos…), las convenciones técnicas, las reuniones de estrategia o las presentaciones de producto. Pueden adaptarse al formato de reuniones de carácter general en grandes grupos o ser reuniones más reducidas en las que la transmisión de los mensajes se realice mediante interlocución directa propia de los sistemas de Comunicación descendentes. Como principales ventajas de las reuniones informativas está el hecho de ser un sistema de Comunicación directa, en la que el público recibe la información de primera mano, dan oportunidad a interactuar en su desarrollo y el mensaje se transmite tiene mayor impacto.

2.- Los eventos relacionados con la cultura de empresa. Son eventos destinados a reforzar la cohesión, motivación e integración entre los profesionales de una compañía. Su contenido son las ideas, las actitudes, los planes de futuro, las opiniones y los valores. Se agrupan aquí los eventos corporativos organizados por la compañía para sus profesionales como las jornadas de team building, los viajes de incentivos, las celebraciones y conmemoraciones (navidad, aniversarios, etc.)… Las distintas generaciones y nacionalidades que hoy conviven en las empresas no siempre comparten valores, símbolos o actitudes. Saber cómo unificar los códigos de Comunicación para llegar a públicos diferentes y ser capaces de motivarles para retener el talento, son algunos de los retos actuales de los eventos corporativos.

Debemos ser conscientes de que todos los mensajes que emite la compañía llegan a los empleados por canales tanto internos como externos. En este marco se hace imprescindible para quien planifica la Comunicación interna tratar de generar oportunidades para transmitir en primicia a los empleados las líneas estratégicas y los principales mensajes de la compañía, de forma que sea una Comunicación coherente con el discurso corporativo global dirigido a públicos externos.

Como toda disciplina que forme parte del plan estratégico de las organizaciones, la Comunicación interna necesita mediciones periódicas y planificadas para evaluar la efectividad de los mensajes y los medios empleados. Estas mediciones pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. El feedback de los empleados en cada evento interno es de máxima utilidad para medir el nivel de eficacia, tanto de los medios que se están utilizando como de los mensajes.

@sonia_diazg

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