El elevado número de reuniones por videoconferencia que padecemos está teniendo un importante impacto en la disponibilidad de tiempo para la realización del trabajo propio.
Parece claro que la generalización del uso de las videoconferencias ha multiplicado el número de reuniones, antes casi siempre presenciales. ¿Por qué? ¿Supone una aportación positiva?
Hay una razón evidente para la multiplicación de las invitaciones a reuniones telemáticas al no depender la participación de la presencia física, se puede contar con más personas, en especial aquellas cuyo lugar de residencia no está ubicado en la misma ciudad del convocante. El coste directo de invitar a más personas a las reuniones -viajes, tiempos de desplazamiento, etc.- desaparece, por lo que la tentación es clara: hagamos participar a más personas, en especial aquellas físicamente distantes. De hecho, son varios los directivos regionales de distintas compañías que nos han comentado esta situación: donde antes para un tema eran convocados a una reunión presencial trimestral en las oficinas centrales, ahora tienen videos quincenales para ese mismo tema; y para otro, y para otro…
Esta mayor presencia de directivos en remoto es claramente positiva en tanto que favorece la transversalidad y la proximidad, siempre que realmente exista participación y se genere sentimiento de protagonismo compartido. Desgraciadamente, son muchos los casos en los que la generalización de las videoconferencias ha servido solo para ampliar el número de asistentes, para incrementar el aforo de público a mayor gloria del convocante.
Para un cantante puede ser genial disponer del mayor número posible de asistentes a sus conciertos; no está claro qué logra un directivo con disponer de más “público” en sus videoconferencias.
Antes de convocar a personas a una vídeo, interroguémonos sobre a cuántas de ellas las consideramos como “asistentes” o como ”participantes”. Esto debe ayudarnos a cribar entre los potenciales convocados y a no impactar en la agenda de personas que van a obtener poco valor ejecutivo y poco eco emocional positivo por ver a un directivo en una pantalla.
Compartamos con quien lo necesite; escuchemos a los que necesitamos; dejemos a la gente trabajar.
Pablo Gonzalo Molina, Socio en Estudio de Comunicación
